Peak Performance, la marca sueca de ropa deportiva y de montaña con sede en Estocolmo, arrastraba un problema cotidiano en sus oficinas: nadie sabía con certeza qué espacios estaban libres. La reserva de salas de reuniones se gestionaba desde el calendario de Outlook y, con un modelo de trabajo cada vez más híbrido, ese sistema dejaba huecos. La compañía instaló los paneles Evoko Naso de Biamp en la entrada de cada sala y convirtió una fuente habitual de fricción en un proceso claro y visible.
El caso refleja un cambio de fondo en la oficina actual. El trabajo híbrido no solo modifica dónde trabaja la gente, sino cómo debe funcionar el propio espacio. Las salas compartidas tienen que ser fáciles de encontrar, de reservar y de usar en cualquier momento, y ahí es donde un calendario, por sí solo, se queda corto.
El reto de gestionar salas en una oficina híbrida
En un entorno híbrido la ocupación cambia hora a hora. Los equipos acuden distintos días, las reuniones se organizan con poca antelación y el empleado necesita entender el espacio que le rodea en cuanto entra por la puerta. Cuando esa lectura no es inmediata, incluso una reunión sencilla se complica más de lo necesario.
Las salas de reuniones concentran buena parte de la experiencia diaria en la oficina. Si la disponibilidad no está clara o el proceso de reserva genera dudas, aparecen las interrupciones: gente que asoma la cabeza para comprobar si un espacio está libre, reuniones que se solapan y decisiones que se retrasan por algo tan básico como no saber dónde reunirse.
Por qué el calendario de Outlook no bastaba
Antes de incorporar Evoko Naso, Peak Performance dependía casi por completo de Outlook. Los calendarios siguen siendo imprescindibles, pero no ofrecen visibilidad en tiempo real desde fuera de la sala. El resultado era conocido: espacios que figuraban reservados pero permanecían vacíos, confusión y pequeñas fricciones repartidas a lo largo del día.
Usábamos el clásico Outlook, pero veíamos que la gente no lo utilizaba como debía y teníamos que salir a decir: «oye, esta sala ya está reservada». Resultaba algo confuso.
Lo explica Joel Eriksson, director de Recursos Humanos de la compañía. El problema no estaba en Outlook como herramienta, sino en que el calendario, aislado, no resolvía la necesidad concreta del espacio físico: saber, delante de la puerta, si se puede entrar. Empresas de perfiles muy distintos, desde otras oficinas que han ordenado la reserva de sus salas, se han topado con ese mismo vacío entre el calendario digital y la realidad de la sala.
Disponibilidad visible en la puerta de cada sala
La mayor aportación de un panel dedicado es la claridad. Instalado a la entrada de cada espacio, el Evoko Naso muestra al instante si la sala está disponible, ocupada o a punto de usarse. Esa información, visible antes de entrar, cambia la forma de moverse por la oficina.
Con el estado de cada sala a la vista, resulta más fácil planificar sobre la marcha, tomar decisiones rápidas y evitar interrupciones innecesarias. En un modelo híbrido, donde el empleado no siempre conoce la oficina de ese día, esa orientación visual vale doble. Es la misma lógica que sostiene los paneles Evoko de reserva de salas disponibles en España: llevar la disponibilidad al lugar exacto donde se toma la decisión.
Un proceso más ordenado sin renunciar a la espontaneidad
Combinar el calendario con información visible en la propia sala reordenó el flujo de reservas en Peak Performance. La reserva de salas de reuniones dejó de depender de que cada persona actualizara su agenda a tiempo y pasó a apoyarse en un punto de referencia común a la entrada de cada espacio.
Con Naso hemos cambiado la forma de reservar reuniones. Ahora es un proceso mucho más estructurado, pero seguimos dejando margen para las reuniones espontáneas.
Ese equilibrio es la clave del planteamiento: estructura para las reuniones planificadas y flexibilidad para las que surgen sin previo aviso. La solución aporta orden sin rigidez, algo especialmente valioso en equipos que combinan presencia y teletrabajo.
La reserva de salas de reuniones y la experiencia del empleado
Cuando el empleado encuentra un espacio, lo reserva con tranquilidad y se adapta en tiempo real, la oficina acompaña su forma de trabajar en lugar de estorbarla. La gestión de salas deja de ser un detalle operativo y se convierte en parte de la experiencia diaria, un factor que pesa cada vez más en cómo se percibe el lugar de trabajo.
Ese enfoque conecta con una tendencia más amplia en la gestión audiovisual de los espacios de trabajo, donde la tecnología deja de ser un fin en sí misma para ponerse al servicio del uso cotidiano de la oficina.
Una pieza estratégica del trabajo híbrido
Lo que parece una mejora menor tiene un efecto real en cómo se vive la oficina cada día. Un lugar de trabajo flexible necesita algo más que calendarios compartidos y buena voluntad: necesita sistemas que ayuden a las personas a moverse por el espacio con confianza.
Los paneles como el Evoko Naso, integrados con el software de gestión de Biamp, muestran la disponibilidad de los espacios, simplifican las reservas y ayudan a los equipos a aprovechar mejor las salas compartidas. Son parte del mismo movimiento que impulsan las herramientas de Biamp para el puesto de trabajo, orientadas a que la oficina se adapte al ritmo de los equipos actuales.
Evoko forma parte del ecosistema de Biamp, y sus soluciones de reserva de salas llegan al mercado español a través de la Red Oficial de Distribuidores de AVIT VISION, distribuidor especializado y punto de acceso al catálogo Biamp para proyectos de colaboración, salas de reuniones y espacios corporativos. La gama puede ampliarse a través de sus soluciones Biamp para espacios de trabajo.
