Eventos Corporativos

En el dinámico mundo empresarial de hoy, los eventos corporativos desempeñan un papel crucial. Son mucho más que simples reuniones; son oportunidades estratégicas para fortalecer la marca, motivar a los empleados, fomentar relaciones y mucho más. A continuación, exploraremos qué son los eventos corporativos, sus tipos, cómo se organizan y qué se necesita para su éxito.

¿Qué son los eventos corporativos?

Los eventos corporativos son reuniones organizadas por empresas y dirigidas a sus empleados, clientes, accionistas o socios. Estos eventos tienen objetivos variados, desde la formación y el desarrollo de equipos hasta la promoción y el networking. Son herramientas esenciales para mejorar la comunicación interna y externa, reforzar la cultura corporativa y promover la marca.

Principales tipos de eventos corporativos

  1. Conferencias y Seminarios: Orientados a la formación y la actualización profesional, suelen incluir presentaciones y debates.
  2. Reuniones de Networking: Facilitan el intercambio de ideas y la creación de nuevas oportunidades de negocio.
  3. Ferias Comerciales y Exposiciones: Las empresas presentan sus productos o servicios, buscando expandir su mercado y atraer clientes potenciales.
  4. Retiros y Team Building: Eventos diseñados para mejorar la cohesión y motivación del equipo, a menudo en un entorno fuera de la oficina.
  5. Eventos de Reconocimiento de Empleados: Premian y reconocen los logros y el trabajo duro de los empleados.
  6. Lanzamientos de Producto: Eventos clave para presentar nuevos productos o servicios al mercado.
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¿Qué finalidad tiene los eventos corporativos?

Dentro de los objetivos que implican un evento corporativo, se encuentra el refuerzo del branding de la empresa (imagen), por lo que la apuesta por distintas acciones dentro del acto, deben ser firmes y previamente estudiadas. En el ámbito técnico, los medios que se utilicen para este fin son seriamente importantes para lograr la repercusión y la respuesta deseada por parte del público. El impacto visual y sonoro, cobra una gran relevancia en la opinión final de cada visitante o persona implicada en el proyecto, conllevando una planificación en la producción del evento que exponga un desarrollo de su planteamiento, donde podremos ver cuestiones muy variadas, originales e innovadoras. Para ello, en la gestión del evento siempre estarán presentes sus máximos responsables de marketing, que desarrollarán en base a su plan de marketing anual, las características y objetivos que se trabajarán en una propuesta de esta índole.

Otros objetivos

– Los eventos corporativos sirven para presentar o dar publicidad a un producto, idea, servicio o empresa, entre otros.
– Puede ser utilizado para captar o fidelizar clientes.
– Consiguen crear una experiencia de marca.
– Ayudan a los empleados a sentirse más integrados en una empresa.
– Incrementan sus ventas.
– Se utilizan para celebrar distintos logros o acontecimientos, como un aniversario.
– Son organizados por un equipo de trabajo específico para el desarrollo de este fin, resultando esencial su función para conseguir los propósitos establecidos.
– La presencia de personalidades destacadas, aumenta su valor.
– Representan grandes cuentas presupuestarias, siendo fundamental la creación de un acto que cumpla los objetivos establecidos.

Tipos de eventos corporativos

Eventos ambulantes o Road Shows

Este evento corporativo esta ideado para una perfecta presentación de un producto a nivel nacional o internacional, pretendiendo llegar a un público muy amplio, con el que no se plantea la posibilidad de desplazamiento a un punto concreto.

Encuentros / Citas con prensa

Ruedas de prensa, ideadas para la información y presentación a medios de comunicación, no solo de marcas o productos en concreto, sino también para la celebración de aspectos concretos como un aniversario.

Evento retreat

Los eventos retreat, se focaliza la atención en crear una comunidad interna en la compañía, dejando de lado la comercialización específica de una marca o producto, y apostando por el Team Building, con el fin de romper la monotonía laboral y compensar a la plantilla de trabajadores o departamentos concretos.

Workshop y Foros

Eventos Workshop, son de un tamaño reducido en diferencia a otro tipo de eventos corporativos, su finalidad es la de aprender a hacer una acción concreta, buscando la practicidad más que la exposición teórica de un fundamento, marca, producto o acción.

Estos tipos de evento, abre un espacio de debate entre todos los participantes que visitan el acto. En este tipo de citas, se requiere la figura de un moderador o speaker, que lleve in situ la organización y perfecto desarrollo del acto y turnos de palabra.

Congreso

Es el tipo de evento corporativo más común en el mercado. Conlleva una duración superior a 1 o 2 días, y reúne en sí a un gran número de personas de un mismo sector, con un mismo propósito. En él, se pueden localizar acciones como el Inbound, que implica un montaje espectacular de varios días, con la presencia de una amplia comunidad de personas, en donde se puede localizar stands, conferencias, reuniones, foros, puntos de comida, talleres, etc. Conferencia

Otro de los formatos más comunes en el mercado, se suelen dar en grandes espacios de aforo, tales como auditorios, teatros o salas polivalentes de grandes medidas. En él se focaliza el aprendizaje como la sensación y el objetivo primordial del acto en sí mismo.

Eventos de presentación de producto

Estos eventos de presentación de producto son encuentros y están dirigidos tanto a usuarios finales como a los intermediarios o distribuidores de marca, donde siempre se explica de una forma práctica, concisa y original los aspectos funcionales, prestacionales y formas de manejo de un producto concreto o servicio.

Aspectos para un buenos eventos corporativos

Dentro de toda esta variedad de tipos de eventos corporativos, hay una serie de objetivos en común que representan la apuesta de empresas, fundaciones y asociaciones, por esta forma de dinamización, presentación o publicitación de marcas, productos o servicios. El desarrollo actual de estos eventos corporativos ha conllevado un fuerte estudio de técnicas de ventas, innovación en aspectos de marketing y comunicación, firmes estudios de mercado, y la implantación de nuevas tecnologías o medios técnicos audiovisuales, con los que arropar todos los aspectos que lo conforman, y dotar de impacto visual y sonoro las acciones que se desarrollen en el mismo.

La organización de un evento debe estar localizada en base a una estrategia que garantice su utilidad. Este aspecto debe ser estudiado no solamente por la empresa que solicite esta acción, sino también por sus proveedores de eventos y organizadores, los cuales tienen un cometido importante a la hora de maximizar y hacer eficiente y original la ejecución de sus servicios para este fin. Debe estar alineada con los objetivos globales de la empresa, buscando una visión concreta e integrada a objetivos, presupuestos y recursos, entre otros aspectos.

Como mercado, es sumamente interesante todas las cuestiones que pueden darse en la ejecución de eventos de este tipo. A nivel técnico, sin duda alguna el planteamiento anual de las empresas, sus planes de marketing y sus necesidades técnicas, influyen severamente en los elementos a escoger para cada cometido, teniendo la obligación como proveedor de eventos de un servicio concreto, de maximizar y apostar continuamente por la innovación y conocimiento de cualquier novedad dentro del mercado. 

Con el objetivo de obtener una gran calidad y lograr la experiencia deseada, es necesario dotar tanto a asistentes como organizadores de tecnologías o medios técnicos punteros, que realcen la imagen tecnológica, la originalidad y la interacción con el público objetivo. 

Apostar por sistemas sonoros envolventes, iluminación espectacular, realidad virtual, video walls interactivos y otras herramientas, es sumamente importante para obtener resultados positivos no solamente para el cliente o empresa, sino para los propios proveedores y empresas técnicas u organizativas, implicadas en la producción del evento.

Apostar por la salud y los hábitos de vida saludable es un factor actual, modernizado y que requiere una gran atención, teniendo una obligación firme por la necesidad de cuidar cualquier comida, cata o catering presente en el evento. La comprobación de todo el género, su conservación y chequeo, es esencial para evitar cualquier fallo en la cadena alimentaria, cualquier producto en mal estado o mal transportado, un fiero control de alérgenos, entre otras cuestiones sumamente delicadas en este ámbito.

El objetivo de los eventos corporativos, sobre todo en empresas específicas, es la de innovar y crecer año tras año, siendo cada vez más original y creativo tanto en los formatos, como en la estructura organizativa, como en la utilización o diseños de los medios técnicos implicados, como en su estrategia de promoción. Los mercados, su actividad y la alta competencia, obligan a dejar una huella en todos los asistentes, creando expectación al público en general.

Con todos estos aspectos bajo control, y haciendo gran hincapié en la elección, organización y diseños de los medios técnicos, podremos prestar un servicio totalmente profesionalizado y modernizado, en el que siempre hay que actualizarse, y seguir de cerca las distintas tendencias, conceptos u organigramas presentes a la hora de la organización de un evento corporativo. 

Elementos clave para un evento corporativo exitoso

Para organizar un evento corporativo, se necesita:

  • Planificación Estratégica: Definir objetivos, público objetivo, presupuesto y cronograma.
  • Logística: Seleccionar la ubicación, gestionar proveedores, y coordinar transportes y alojamientos si es necesario.
  • Contenido y Programa: Desarrollar agendas interesantes y relevantes para el público.
  • Tecnología: Utilizar herramientas adecuadas para la gestión del evento, y equipamiento audiovisual para presentaciones y comunicaciones.
  • Marketing y Comunicación: Promocionar el evento y comunicar eficazmente antes, durante y después del mismo.

Organización de eventos corporativos: ¿Quién está a cargo?

La organización de eventos corporativos puede ser responsabilidad de:

  • Departamento de marketing o relaciones públicas: Para eventos centrados en la marca y la promoción.
  • Recursos humanos: Para eventos de team building y desarrollo profesional.
  • Especialistas externos en eventos: Empresas o profesionales contratados para eventos de gran escala o especializados.
  • Comités de eventos internos: Grupos de empleados de diferentes departamentos para eventos más generales.

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