Producción de Eventos

Si estás pensando en realizar un evento próximamente, has llegado al lugar indicado. En esta categoría puedes encontrar todas las novedades sobre la Producción de Eventos, así como muchas empresas dedicadas a esta tarea tan complicada y a la vez tan diferente como la producción de eventos, aquí tendrás acceso a leer las noticias de empresas que dan servicios tales como organizadoras de eventos, empresas de sonido profesional, iluminación profesional, instalación, o de productos como, estructuras, mesas iluminación, entre otros muchos servicios y materiales que se necesitan para conseguir un excelente resultado.

Producción de Eventos, un gran mercado profesional en auge.

La producción de eventos implica un sector que, en los últimos años, suma cifras de negocio y distintos avances en el mercado. La variedad de empresas que basan su actividad en la producción técnica de eventos viene ligada a dos puntos clave:

1) La profesionalización del sector, en el que además de existir diversos estudios en cuánto a formación profesional, grados universitarios y masters, el avance tecnológico y los distintos conceptos y organigramas, sugieren que cada vez sean más las variantes y especializaciones en este ámbito de la producción de eventos.

2) La ampliación del mercado y la apuesta por eventos ligados a las ferias o el turismo MICE (traducido del inglés, turismo de reuniones, inventivos, congresos y exposiciones), donde cada vez más son los eventos impulsados por áreas específicas y distintos sectores que exponen sus productos, campañas, etc. 

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Encuentra todo para organizar tu Evento

Las partes que conforman un evento son muchas, hay que organizar y producir muchísimos elementos para que todo esté perfecto el día del evento, por eso queremos facilitarte las cosas y echarte un cable proporcionándote una lista de empresas dedicadas a la Producción de Eventos, para que todo el peso no caiga sobre ti y tu evento sea producido por profesionales con más experiencia y dedicación, el resultado de una buena producción de eventos depende de que selecciones, los mejores productos, las mejores empresas de eventos y los mejores profesionales que cubran todas las necesidades.

En Instalia hemos realizado una extensa lista de las mejores empresas del sector y sus mejores noticias dedicadas a la Producción de Eventos y la hemos publicado para ti en este apartado. Así puedes ahorrar tiempo y esfuerzo y centrarte en el diseño y en generar ideas para el evento, en lugar de buscar proveedores de eventos en mil sitios web.

Además, el impulso de áreas como el marketing y la innovación empresarial en la creación de agencias de eventos versátiles que implantan sus técnicas de ventas y captación a través de herramientas concretas y distintas producciones, ha conllevado a una ampliación del sector, y el nacimiento de empresas que prestan servicios específicos para la producción de eventos.

Para la producción técnica de un evento, hay que tener en cuenta un sin fin de aspectos que conciernen tanto a la gestión del evento, la organización del evento, montaje del evento, las empresas que organizan el evento, en sí, permisos, organigrama, contratación proveedores de eventos, seguridad, normativa, promoción, agencias para eventos, etc., que hay que tener muy interiorizado, y debe ser ordenado a través de varios puntos específicos, para que la producción técnica de evento resulte positiva y sea un éxito:

En que se basa el evento, cuál es su fin, su temática, sus cualidades, su visión y misión.

Cual es el objetivo, los motivos que nos llevan a la planificación y creación de dicho evento.

Cual es su fin, su target o nicho de mercado, con qué objetivos.

Escoger fechas u horarios objetivos, facilitando la expectación y poder de convocatoria.

A no ser que tengamos un lugar impuesto, el planteamiento de su localización es muy importante en el análisis de distintos aspectos a tener en cuenta; Facilidad de acceso, instalaciones, aparcamientos, aforo, infraestructura, normativa seguridad, etc.

Tener en cuenta nuestro organigrama y la confección de un equipo con actividades y tareas bien planteadas será una garantía para el engranaje perfecto entre miembros, creando un equipo de trabajo sólido, bien comunicado y perseverante en la consecución de objetivos.

Para este aspecto, siempre se debe velar por la viabilidad económica como proyecto. Apostar por una economía de costes, en la que maximizar los recursos e implicar a partners u otros colaboradores, harán más eficiente el montante con el que podáis disponer para ejecutar económicamente el proyecto.

Plantear un correcto plan de promoción es fundamental para dar difusión a nuestro proyecto, cuestión que tiene que trabajarse controlando muchos aspectos como el presupuesto, fechas, acciones concretas y su temporalización. 

En la promoción de un evento, son muchísimos los aspectos que podemos explorar, y que siempre debe estar delegado en un departamento en concreto (comunicación). Es fundamental tener un plan de medios específico, un desarrollo de cómo conseguir una excelente producción técnica del evento en el que tener planteado no solo un listado de medios de comunicación o profesionales potenciales, sino la acción concretada en cada medio, los días y horarios escogidos y la coordinación de las distintas partes implicadas; entrevistados, notas de prensa, entrevistas, emisión de cuñas publicitarias, grabación, postproducción y difusión de contenidos, creación gráfica de contenidos para publicidad On y Offline, creación de merchandising, etc. 

¿Cómo lo protejo?

Un plan de seguridad: Es primordial y obligatorio prestar gran atención a este apartado. La seguridad y toda la documentación vigente en cuanto a permisos, autorizaciones, documentación laboral y certificados, es esencial para la producción de cualquier evento. Debemos no solamente conocer la materia y estar al día de las distintas leyes, decretos o normas no sólo en lo referente a la salud laboral, si no a las obligaciones que tenemos a la hora de acoger a un número de público, ofreciendo las máximas garantías de seguridad y viabilidad como propuesta de ocio. En su viabilidad, hacemos referencia a lo que concierne a permisos de eventos en exterior, donde existen numerosas cancelaciones por autorizaciones que requieren de una gestión eficaz y dentro de los márgenes de tiempo establecidos, poniéndose siempre en duda la credibilidad y fiabilidad del espectador como proyecto.

¿Cómo coordino su desmontaje?

Debe quedar claro cuáles son los horarios de salida del público asistente, los accesos y salidas de emergencia para la evacuación del espectador, tanto por motivos de urgencia como por despejar de forma segura y equilibrada el recinto. Una vez coordinado este aspecto, debemos tener controlado los horarios de desmontaje, el acceso de logística y transporte en el recinto, el traslado de infraestructura (carpas, químicos, anti avalancha, vallados, barras, etc.), y la limpieza de áreas de aforo, zonas comunes, salidas y otras localizaciones.

Evaluación

La evaluación de un proyecto, implica el análisis de todos los elementos que lo conforman, desde su inicio hasta la consecución de objetivos logrados (número de asistentes, acciones comerciales o de fidelización, repercusión, prensa, venta de entradas y elementos de merchandising, aceptación de proveedores, etc. Siempre hay que contar con el punto de vista de nuestro equipo, proveedores y personal técnico implicado, los cuales podrán darnos distintos puntos de vista y una opinión objetiva con la que mejorar y tomar nota de aspectos que pueden ser más eficientes. A fin de cuentas, eso es lo que buscamos, la eficiencia y un beneficio industrial que justifique la inversión y las acciones realizadas.

Estos puntos son muy importantes, ya que asientan la estructura que debemos diseñar para la creación de un evento desde cero. Este enfoque está regido desde la creación propia hasta su gestión y ejecución, eso sí, a modo muy resumido. En el caso de que deleguen la producción de un evento concreto a nosotros, debemos partir desde un brief de cliente, en el que haremos un perfil muy estudiado de nuestro cliente, su visión y misión, y el producto, campaña o propuesta cultural que quiera ejecutar.

Muy sencillo. A pesar de que el planteamiento de este artículo la realizamos desde el ámbito de la producción, el brief no solo debe ser utilizado en el caso de una agencia de eventos. Es un documento sencillo, con aspectos a definir muy claros, pero que en su desarrollo puede facilitarnos la comunicación y la objetividad con la que se trabaja de cara a un cliente y sus necesidades. El brief es una herramienta muy sencilla, establecida en el marketing y la comunicación, pero que puede darnos a nivel de información muchas de las respuestas que en un principio buscamos. 

Para que el resultado de la producción del evento resulte un éxito se necesita. Descripción del proyecto Objetivo, Target, público objetivo Mensaje clave, contenido específico Estado de la marca Estilo, tono, tendencias, aspectos a lograr Duración ejecución Mandatorio, manejo de herramientas y contenidos Presupuesto Materiales de promoción, merchandising, etc.

Lo importante, es tener claro cuáles son las tareas y actividades a realizar, los tiempos a cumplir, la autoría de cada acción, cualquier incumplimiento de fecha o retraso de entrega, y el mantenimiento de un Workflow (Flujo de trabajo), dinámico y que ejecute cada acción de la forma más eficiente y rápida. En producción de eventos, ahorrar en tiempo, es ahorrar en dinero. Confecionando vuestro presupuesto y tener un firme control de gastos o previsión, es fundamental la creación de dos presupuestos (preventivo y estimativo), con los que hacer un planteamiento económico eficiente y detectar nuestras necesidades reales, y lo que realmente debemos de tener en cuenta.

La producción de eventos concierne a un mercado cada vez mayor, en los que se exponen muchas formas de producción distintas. Desde un festival a un concierto, pasando por los cada vez más conocidos “Wedding Planners”, o los eventos MICE, la producción de eventos acoge a muchas tendencias y planteamientos distintos, cada vez mayor con el paso del tiempo y la actualización de conceptos y demás aspectos.

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Antonio Instalia

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