En esta categoría de profesionales que se dedican a la Organización de Eventos, puedes encontrar compañías dedicadas exclusivamente a la organización de eventos, eventos corporativos, a la producción de eventos, gestión y montaje de eventos, así como otras empresas de eventos dedicadas a la venta y alquiler de material para eventos, con productos como estructuras truss, torres elevadoras, etc.
La organización de eventos comprende distintos aspectos que intervienen con el fin de conformar una estructura organizativa en la gestión de un evento, que nos dé el control de todas las vertientes que la conforman y hacen que sea una excelente producción de eventos. Sobra decir, que para un correcto desarrollo de nuestro proyecto de evento, debemos tener perfectamente planteado cada ámbito de la producción del evento, y un organigrama claro de las distintas partes que coordinaran el evento, localizando el cometido y las responsabilidades que conciernen cada área, y teniendo el control estructural, ramificando todas las tareas y actividades.
La Organización de Eventos no es tarea fácil, en Instalia.eu somos conscientes de ello y queremos facilitar tu trabajo. Hemos hecho una extensa lista de empresas dedicadas a los Organizadores de Eventos, para que puedas buscar en menos tiempo y optimices al máximo tu esfuerzo.
Sabemos que en los últimos años el sector de eventos ha crecido considerablemente en nuestro país, también las empresas que ofrecen servicios para llevar a cabo dichos eventos. Por esta razón en Instalia te damos la oportunidad de trabajar con los mejores profesionales, personas con experiencia, que garantizan un servicio y unos productos de calidad.
En el ámbito técnico del evento, siempre dependemos de muchos aspectos hasta tener atada todas las cuestiones que afectan al montaje y desarrollo del planning establecido. Desde un primer momento, y partiendo desde el Briefing como elemento fundamental para el planteamiento y diseño de la estructura organizativa, debemos detectar los elementos técnicos que añadirán valor e impacto en su ejecución. En este ámbito, es sumamente importante poder coordinar los distintos departamentos que influyen en la localización de los materiales necesarios.
A medida que plantemos el diseño del evento, tendremos que coordinar departamentos de diseño, creación de stands o estructuras corporativas, proveedores de impresión gráfica y digital, o empresas de implantación de marca, las cuáles se encargan de la instalación de elementos de publicidad offline, merchadising y otros elementos publicitarios o estructurales. Teniendo en cuenta, los distintos grupos de trabajo que intervienen y que es necesario coordinar, deberemos tener en cuenta a nivel técnico:
Este documento, debe tener claro todas las colocaciones, estructuras, cambios de escenario o diseño, movimientos de atrezo o stands, y cualquier otro aspecto que influya en este ámbito de la gestión de eventos. A medida que vamos definiendo todos los detalles, el rider sufrirá cambios a medida que se gestione la pre producción del evento a realizar. Además de esto, es importante poder tener claro cada uno de los elementos técnicos escogidos, su rendimiento, costes y especificaciones, teniendo claro cuáles son las herramientas necesarias para ejecutar técnicamente nuestro proyecto de organización del evento, y habiendo estudiado las características del recinto, y el impacto que queremos alcanzar a nivel técnico con los elementos planteados. Todo ello es necesario para conseguir un excelente resultado en la organización del evento y la producción del evento.
Es fundamental tener claro todas las herramientas y materiales necesarios, en un margen de tiempo coherente, y siempre con tiempo a nuestro favor. A la hora de gestionar a nuestro proveedor técnico, debemos jugar siempre con el tiempo necesario, ya que, para alcanzar una confirmación cerrada de todo el material, nos enfrentaremos a distintos contra-rider, contra-presupuestos y una serie de gestiones, hasta conseguir la configuración deseada y necesaria.
Tener una buena comunicación con la gerencia de sala o del recinto escogido, es muy importante para poder tener claro todos los aspectos, evitar fallos a la hora de gestionar el evento In situ, el montaje del evento, controlar proveedores, habilitar zonas de acceso y traslado, y asegurar todos los horarios del planing establecido. A menudo, suelen detectarse incidencias que conllevan a una mala gestión o falta de rendimiento por no tener claro este planteamiento con una gerencia de sala. Es importante recordar para cualquier producción de eventos o profesional de este sector, que la gerencia de sala se presenta como un aliado de nuestro servicio, y que en la mayoría de los casos, gestionan subcontratas que proveen a nuestros eventos del material o los servicios necesarios.
A pesar de que en ocasiones podamos tener inconvenientes para la organización de eventos o planteamientos distintos con cuestiones específicas, la comunicación el cumplimiento de plazos y el envío de cualquier documentación sensible del proyecto dentro de los márgenes temporales establecidos, aseguran en todos los casos una correcta ejecución del montaje, celebración y posterior desmontaje del evento.
Es necesario, importante y esencial, contar con herramientas de software que permitan 3 puntos importantes: Listar todo material y actividad/tarea a ejecutar, establecer controles de plazos e incidencias y controlar el flujo de comunicación y conectividad entre todas las partes inmersas en la producción del evento.
En la actualidad, existen plataformas y programas que nos pueden ayudar a controlar documentalmente el proyecto, y de los aspectos citados anteriormente, obtener una herramienta que nos ayude a sincronizar e incentivar la comunicación, a través de una conectividad entre trabajadores, utilizando soportes como el teléfono móvil, tabletas y otros elementos técnicos, nos ayudarán a salvar todas estas cuestiones, e incluso a tener motivado al equipo de trabajo, por la buena ejecución y desarrollo del planing con la facilidad que nos puede ofrecer estos soportes, para el trabajo en equipo.
Cualquier proveedor de eventos, debe tener un control de tiempos y ejecución de tareas. Algunas veces, olvidamos realizar seguimiento de algunos proveedores en concreto, dejando de tener en cuenta que como proveedores de eventos, no trabajan únicamente para nosotros, sino que proveen a otros clientes. Esto exige, que por nuestra parte (aspecto que algunas empresas agradecen), debamos realizar un control, desde el inicio hasta la llegada de dicho proveedor a la prestación del servicio. Es esencial, tener un contacto continuo para hacer seguimiento del cumplimiento de plazos, sobre todo cuando el proveedor, depende de cualquier fabricación, pedido o envío de materiales desde un punto lejano.
En este aspecto, los proveedores de eventos que realicen cualquier trabajo de fabricación de estructura, implantaciones o merchandising, conviene tenerlo bien atado, a través de una comunicación esporádica, visitas de comprobación, y también apostar por una fluidez en cuanto al envío de documentación organizativa, planos, diseños o cualquier cambio en el rider o en cuestiones de horarios de instalación, acometidas, etc., que afecten directamente al servicio que nos prestará el proveedor. Conviene tener cerrado y confirmado de forma correcta todos estos aspectos, para evitar contratiempos, retrasos de entrega o instalación, etc. Puede parecer una tontería, pero en tiempos actuales, no todo el mundo lo tiene claro.
En el aspecto organizativo del evento, sea para eventos corporativos, o la producción del evento sea el tipo que sea, para que se realice correctamente la organización de los eventos, tal y como mencionábamos al principio, tener clara la estructura que es necesaria para el proyecto es fundamental para delegar todas las tareas necesarias, con un reparto equitativo de las mismas, teniendo atado todos los tiempos y plazos a ejecutar, y solventando en equipo cualquier contratiempo que pueda surgir. Conseguir un dinamismo en el flujo de trabajo (Workflow), ayudará a un desarrollo competitivo de todas las actividades y tareas, estableciendo un firme control en el montaje, ejecución y desmontaje del mismo.
En dependencia de la tipología, dimensiones o exigencias del evento, obtendremos una estructura de organigrama más o menos densa. El número de personas que conformen esta estructura hará más o menos sensible el organigrama y el control que debamos ejercer en los distintos coordinadores, responsables y personal de producción del evento y staff. Cada responsable o coordinador, deberá detectar los puntos fuertes y débiles de cada persona de su equipo, como nosotros también deberemos detectar no solamente con los coordinadores o responsables elegidos, sino incluso con nosotros mismos. Cada profesional, tiene un potencial y un aspecto a destacar.
Por ello, contar con un compromiso y motivación desde el inicio en cada parte presente en la estructura organizativa del proyecto, es ideal para establecer una seguridad, confianza y comunicación a la hora de ejecutarlo.
En el caso de los emails, al enviar cualquier correo sensible, siempre emitirlo con copia oculta, remitiendo esta copia al coordinador o responsable. Le ayudará a conocer el estado de dicha actividad o tarea, a realizar seguimiento de una incidencia, o a detectar cualquier problema o fallo.
Dar un status a las tareas o actividades a realizar, nos ayudan a conocer de una manera versátil dentro de un planing el estado de cualquier aspecto organizativo del proyecto, sobre todo para facilitar el trabajo en equipo y posibles dudas. La mayoría de las herramientas de control de tareas incorporan esta opción, que hace más versátil el visionado y la consulta del equipo.
Las hojas de ruta, planing de horarios o planos de recinto, son documentos que caben ser resaltados continuamente, que deben estar preparados y enviados siempre con amplios márgenes de tiempo y que debe ser confirmada su recepción siempre y en todo caso, con el fin de evitar confusiones y malos entendidos.
En el caso de la recepción de materiales, o cualquier tipo de mercancía, siempre tener en cuenta; recepción de albarán de entrega, comprobación de materiales o mercancía haciendo chequeo y puntuando cada asiento de producto en el albarán y teniendo en cuenta cualquier aspecto de mantenimiento de dicha mercancía, como en el caso de comestibles o incluso servicios florales, los cuáles dependen directamente de mantenedores o cámaras de refrigeración.
En el caso de comestibles, en eventos o ferias que requieran de stands o zonas de servicio de cena, almuerzo etc., se deberá: comprobar todas las bebidas, sobre todo en el caso de los vinos (algunos pueden venir defectuosos o cortados por un mal mantenimiento o transporte), comprobar todas las comidas, a través de catas simples y tener controlado todos los aspectos que conciernen a su mantenimiento de temperatura o conservación de cadenas de frío, hasta su servicio.
Podríamos seguir mencionando muchos más aspectos que conciernen a una correcta organización de un evento, aunque estamos seguros de que con los aspectos que contamos en este artículo, os podéis hacer una idea clara de la sensibilidad y la firme responsabilidad que exige el planteamiento y ejecución de un evento en sí.
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