¿Qué debe tener los sistemas de videoconferencias y equipos de sonido para conseguir una sala de conferencias perfecta?

Un lugar donde se toman importantes decisiones, cierran grandes acuerdos o se lleva a cabo charlas, no solo debe tener una correcta iluminación, un espacio  amplio capaz de albergar a un gran número de personas, si no que además  necesita estar equipado con sistemas de videoconferencia y equipos de sonido de alta gama para asegurar el éxito de las reuniones o eventos con socios, clientes o directivos.

Elementos de un sistema de videoconferencias

Los sistemas de videoconferencias se conforman por diferentes equipos que garantizan el correcto funcionamiento de todo. En este apartado te hablaremos un poco sobre que debe tener un sistema de este estilo para funcionar correctamente.

Las cámaras son una de las cosas más importantes, ya que mediante estas se va a transmitir el video, que es esencial para la comunicación. Es indispensable que estas tengan una buena calidad y se coloquen en posiciones estratégicas.

Otro de los equipos más importantes son los micrófonos, que deben contar con un sonido nítido que permita escuchar a la perfección toda la información transmitida. Los equipos de escritorio también son esenciales en un sistema de videoconferencias, ya que estos permiten gestionar todo el proceso de manera efectiva.

También es importante el uso de monitores de calidad, que puedan transmitir una imagen nítida y perfectamente visible. También se suelen utilizar proyectores en el caso de salas de videoconferencia de gran tamaño. El equipo audiovisual es otra de las partes más importantes en un sistema de videoconferencia, estos se encargan de gestionar todos los dispositivos para que el sistema funcione correctamente.

Las instalaciones de las soluciones de videoconferencias y sonido depende de una serie de factores como por ejemplo, reuniones que estén basadas en en un modelo » uno a muchos»  o «muchos a muchos «  o simplemente una correcta dimensión de la sala, números de asistentes, números de oradores y estilos de presentación.

Características de los sistemas de videoconferencias

En este apartado, te hablaremos sobre algunas de las características principales que debe tener un sistema de videoconferencias:

• Transmisión de video y audio en tiempo real
• Compatible con diversos dispositivos
• Uso sencillo
• Posibilidad de adjuntar archivos
• Uso de Internet obligatorio

Beneficios de los sistemas de videoconferencias y equipos de sonido para salas de conferencia

• Reducción de gastos, en viajes de negocio y traslados.
• Facilidad de reunión ,al poder invitar a especialistas y colegas de cualquier parte del mundo.
• Aumentar la efectividad , al contar con diferentes herramientas de colaboración, como el uso compartido de pantallas y el intercambio de archivos para trabajar en conjunto y aporta ideas.
• Optimizar el tiempo, con las soluciones de videoconferencias, realizar reuniones con colegas de cualquier lugar remoto y en cualquier momento es posible.

Sin duda el mercado dispone de un inmensa gama de soluciones de videoconferencias y sonido que varían en precios, prestaciones y otras características, que hacen que  la experiencia de las videoconferencias en las salas de reuniones sean más eficaz y colaborativa, además de  poder generar un canal en donde todos puedan participar y aportar ideas y comentarios.

En pocas palabras podríamos decir que la ventaja principal de un sistema de videoconferencia es que permite la reunión de personal a la distancia, reduciendo costes en traslado y permitiendo una gestión mucho más eficiente de toda la información de la empresa.

Otra ventaja importante, es que todos los equipos utilizados para la creación de estos sistemas son bastante duraderos, por lo que no se espera invertir de nuevo en ellos hasta dentro de mucho tiempo.

La misma función cumplen los equipos de sonido, un sistema de refuerzo de audio es esencial para distribuir la voz de los oradores o de la audiencia de forma nítida, clara y sin ningún ruido externo, y equipos como, micrófonos omnidireccionales, que capten la voz de cualquier persona, reduzca el eco y ruido, altavoces, quienes de la par de los micrófonos aumentaron la intensidad de sonidos grabados o en vivo y Procesadores de señal, forman parte también de un sistema de videoconferencias que potenciará al máximo la inteligibilidad de las reuniones.

Desventajas

Los sistemas de videoconferencias no tienen desventajas concretas ya que se trata de una inversión que puede aportar demasiada utilidad. Podríamos decir que una desventaja sería el coste de la instalación, que en muchas ocasiones podría ser elevado.

Otra desventaja podría ser que se necesita tener un espacio específicamente destinado y acondicionado para poder tener un sistema de videoconferencia.