La transformación de los modelos de trabajo está obligando a las empresas a repensar la gestión de espacios de trabajo en sus oficinas. El auge del trabajo híbrido, la necesidad de contener costes inmobiliarios y las nuevas expectativas de los empleados han convertido en prioritario un objetivo muy concreto: saber qué puestos y salas se usan realmente, y adaptar el espacio a esa demanda variable en lugar de mantenerlo fijo. Biamp Evoko, el ecosistema de reserva y gestión de espacios que en España distribuye AVIT VISION, reúne un conjunto de herramientas pensadas precisamente para ese cambio: pasar de una oficina con puestos asignados a un entorno flexible, medible y fácil de reservar.
La oficina, un recurso flexible y no un conjunto de puestos fijos
Cada vez más profesionales combinan jornadas presenciales y trabajo remoto, lo que reduce la necesidad de mantener puestos asignados de forma permanente y obliga a repensar cómo se ocupan las salas de reuniones y las zonas de trabajo compartidas. Esta transición hacia la oficina híbrida plantea retos concretos: evitar escritorios vacíos buena parte de la semana, facilitar que los empleados encuentren espacio disponible cuando acuden a la oficina y gestionar sin fricciones las salas y zonas colaborativas. Responder a esa demanda variable exige herramientas de reserva que muestren en tiempo real qué está libre y qué está ocupado, en lugar de depender de hojas de cálculo o acuerdos informales.
Por qué es necesario conocer la ocupación real del espacio
Los costes de oficina siguen siendo una de las partidas más relevantes para cualquier organización, por lo que aprovechar mejor cada metro cuadrado se ha convertido en un objetivo prioritario. La clave no está solo en reducir superficie, sino en entender cómo se utilizan realmente los puestos y las salas: qué días se llenan, qué franjas horarias quedan vacías y qué zonas se reservan y después no se ocupan. Con esa información, los responsables de instalaciones y servicios generales pueden ajustar la capacidad, detectar espacios infrautilizados y tomar decisiones de distribución basadas en datos reales, no en percepciones.
El ecosistema Biamp Evoko para la gestión de espacios de trabajo
Las soluciones de Biamp Evoko combinan aplicaciones, dispositivos de reserva y paneles de gestión pensados para simplificar el día a día de una oficina flexible. Evoko forma parte del catálogo de Biamp, que integra estos dispositivos dentro de su ecosistema de gestión de espacios, tal y como repasamos en la nota sobre la llegada de Evoko a la distribución de Biamp en España. El conjunto se compone de cuatro piezas que cubren necesidades distintas: la reserva de escritorios con Kleeo Desk Manager, la gestión desde el móvil con la Workplace App, y la disponibilidad de salas con Liso y Naso Room Manager.
Evoko Kleeo Desk Manager: reservar un escritorio en segundos
En oficinas que trabajan con puestos flexibles o modelos de hot desking, Evoko Kleeo Desk Manager permite a cada empleado localizar y reservar un puesto disponible desde el propio dispositivo o desde el móvil. El panel señala con un código de color si el escritorio está libre, ocupado o reservado a la espera de quien lo ha bloqueado, lo que evita confusiones sobre qué mesas están realmente en uso. Para la empresa, esta visibilidad se traduce en una capacidad más ajustada a la demanda real: no hace falta mantener tantos puestos fijos como empleados, sino adaptar el número de mesas a la ocupación efectiva de cada día. Ampliamos este funcionamiento en las preguntas más habituales sobre la reserva de escritorios.
Biamp Workplace App: gestionar la reserva desde el móvil
La facilidad de uso es determinante para que una oficina híbrida adopte de verdad un sistema de reservas, y buena parte de esa experiencia pasa por el móvil. La Biamp Workplace App permite reservar, modificar o cancelar escritorios y salas, consultar la disponibilidad en tiempo real y localizar espacios en planos interactivos del edificio. Esta capa móvil conecta entre sí los distintos dispositivos Evoko dentro de una misma plataforma de gestión, un aspecto que desarrollamos en cómo Biamp Workplace mejora la eficiencia del lugar de trabajo.
Evoko Liso y Naso Room Manager: menos fricción en la reserva de salas
Las reuniones presenciales siguen siendo clave en la colaboración empresarial, y buena parte de las incidencias habituales en una oficina —salas vacías, reservas duplicadas o tiempo perdido buscando un espacio libre— tienen que ver con la falta de visibilidad sobre qué está disponible. Evoko Liso Room Manager es una solución autogestionada que se instala junto a cada sala y muestra su disponibilidad sin depender de un servidor propio.
Evoko Naso Room Manager ofrece la misma visibilidad desde la nube, con integración directa con el calendario de Microsoft 365. En ambos casos, un indicador luminoso permite comprobar de un vistazo si la sala está libre u ocupada antes de llegar a la puerta, como ilustra el caso de Peak Performance con Evoko Naso.
Datos de ocupación para decisiones de capacidad y coste
Más allá de simplificar la reserva, estos sistemas registran información valiosa para planificar el futuro de la oficina. El check-in y check-out, la cancelación automática de reservas no utilizadas y el análisis de ocupación distinguen tres capas dentro del mismo ecosistema: la reserva de escritorios resuelve la ocupación diaria de los puestos, la reserva de salas ordena el uso de las zonas de reunión, y el análisis de ocupación muestra cómo se comportan ambas con el tiempo. Con esa información, instalaciones y recursos humanos pueden decidir con más criterio cuántos puestos y salas necesita realmente la organización, en lugar de mantener una capacidad pensada para una plantilla que ya no acude a diario al mismo ritmo.
Una oficina pensada para el ritmo real del trabajo híbrido
La gestión de espacios de trabajo no consiste en tener más metros cuadrados, sino en usar mejor los que ya existen. Las herramientas de reserva y los datos de ocupación permiten que una oficina híbrida se ajuste a cómo trabaja realmente cada equipo, en lugar de obligar a los empleados a adaptarse a una distribución pensada para otra época. Para las empresas que están definiendo cómo reorganizar sus puestos y salas, contar con el asesoramiento especializado de AVIT VISION ayuda a elegir entre Kleeo, Workplace App, Liso o Naso según el tamaño de la oficina y el modelo de trabajo híbrido que se quiera aplicar.
