El crecimiento de XXL Nutrition, compañía internacional especializada en nutrición deportiva y suplementos, ha impulsado una transformación interna en sus oficinas de Deurne. Con más actividad diaria, más reuniones, más visitantes y una operación cada vez más dinámica, la empresa necesitaba pasar de procesos informales a una organización más estructurada. Para responder a ese escenario, XXL Nutrition ha implementado un sistema de reserva de salas de reuniones junto con una solución profesional de gestión de visitantes basada en pantallas táctiles ProDVX, software Reflex Online e integración con Google Workspace.
La iniciativa permite mejorar la visibilidad sobre el uso de las salas, facilitar la reserva de espacios en tiempo real y profesionalizar el registro de entrada y salida de visitantes. El resultado es una oficina más ordenada, escalable y preparada para auditorías, con tecnología diseñada para entornos corporativos de uso intensivo.
Un sistema de reserva de salas de reuniones para una oficina en expansión
En XXL Nutrition, las salas de reuniones ya se gestionaban a través de Google Calendar. Sin embargo, en la práctica seguían apareciendo dudas en la puerta de cada espacio: si la sala estaba disponible, hasta qué hora permanecía ocupada o si podía utilizarse en ese momento. Este tipo de fricciones generaba coordinaciones innecesarias y pequeñas interrupciones en la actividad diaria.
La compañía buscaba un sistema de reserva de salas de reuniones que ofreciera tres capacidades clave: integración con Google Workspace, información visible en tiempo real desde la propia sala y posibilidad de realizar reservas ad hoc. La solución seleccionada combina el software Reflex Online con pantallas táctiles interactivas ProDVX, creando un ecosistema integrado de software y hardware para la gestión de espacios corporativos.
En una primera fase, XXL Nutrition equipó tres salas de reuniones con pantallas de 10,1 pulgadas con indicadores LED. Posteriormente, la instalación se amplió a dos salas adicionales, hasta alcanzar un total de cinco espacios gestionados con esta solución.
Gestión de salas de reuniones con información visible en tiempo real
Una de las principales ventajas de este sistema de reserva de salas de reuniones es la disponibilidad inmediata de información. Las pantallas instaladas junto a cada sala muestran automáticamente las reservas existentes y permiten comprobar de un vistazo si el espacio está libre u ocupado.
La señalización de disponibilidad de salas mediante indicadores LED facilita la lectura rápida del estado del espacio. Para los empleados, esto reduce la incertidumbre y evita interrupciones entre equipos. Además, la posibilidad de reservar directamente desde la pantalla mejora el flujo de trabajo en oficinas donde las reuniones espontáneas forman parte de la actividad diaria.
“La mayor diferencia es la comodidad. Puedes ver inmediatamente si una sala está disponible y reservarla al instante. Eso evita coordinaciones innecesarias y molestias”, explica Guus van Nunen, director de operaciones de XXL Nutrition.
Pantallas táctiles ProDVX para reserva de salas
El proyecto incorpora pantallas táctiles ProDVX como interfaz principal entre los usuarios y el sistema de reserva de salas de reuniones. En el caso de las salas, XXL Nutrition utiliza pantallas interactivas con barra de estado LED RGB completa, como el modelo ProDVX APPC-10SF, especialmente adecuado para señalización de salas de reuniones.
Estas pantallas táctiles profesionales para empresas están diseñadas para entornos corporativos y comerciales donde se requiere fiabilidad, visibilidad y funcionamiento continuado. Su integración con Reflex Online permite mostrar información en tiempo real de salas, gestionar reservas existentes y habilitar la reserva ad hoc de espacios.
La combinación entre pantallas táctiles Android, señalización LED y software de reserva de salas convierte cada sala en un punto de información autónomo. Para empresas con muchas reuniones, oficinas híbridas o espacios corporativos en crecimiento, esta arquitectura reduce la dependencia de comunicaciones internas manuales.
Integración con Google Workspace y Google Calendar
La integración con Google Workspace fue uno de los requisitos centrales del proyecto. XXL Nutrition ya utilizaba Google Calendar para organizar sus reuniones, por lo que el nuevo sistema de reserva de salas de reuniones debía integrarse sin romper los hábitos digitales existentes.
Gracias a Reflex Online, las reservas creadas en Google Calendar se muestran automáticamente en las pantallas de sala. A su vez, los empleados pueden comprobar la disponibilidad visible de salas y reservar en el momento, manteniendo la información actualizada en el ecosistema de trabajo de la compañía.
Este enfoque resulta especialmente útil para empresas que quieren digitalizar sus salas de reuniones sin crear una capa adicional de complejidad. En lugar de sustituir por completo sus herramientas, la solución se apoya en Google Workspace y añade una interfaz física clara, accesible y visible para todos los equipos.
Registro digital de visitantes para una gestión más profesional
Además de la reserva de salas, XXL Nutrition afrontaba otro reto operativo: la gestión de visitantes en oficinas y zonas corporativas. La empresa recibe a diario proveedores de materias primas, socios logísticos, organismos de inspección y colaboradores comerciales. En un entorno donde conviven funciones de producción, almacenamiento y oficina, saber quién está presente en cada momento es esencial.
Para responder a esta necesidad, se instaló un quiosco de registro de visitantes en la entrada, equipado con una pantalla táctil ProDVX de 10,1 pulgadas. Este quiosco de autoservicio permite el registro autónomo de visitantes y ofrece una visión general en tiempo real de las personas presentes en el edificio.
El sistema de visitantes para empresas permite registrar las horas de entrada y salida, mantener una lista de asistencia actualizada y mejorar la preparación ante auditorías o situaciones de emergencia. Para XXL Nutrition, el plazo de implementación fue especialmente relevante por las auditorías previstas.
“El plazo de ejecución fue crucial para nosotros. Necesitábamos actuar con rapidez debido a las auditorías, y eso se gestionó bien”, señala Guus van Nunen.
Control de visitantes en empresas y preparación para auditorías
El registro digital de visitantes aporta una capa adicional de control y trazabilidad. Frente a sistemas manuales o procesos informales, un visitor management system permite disponer de información actualizada y estructurada sobre quién ha accedido a las instalaciones.
En XXL Nutrition, esta mejora es especialmente importante por la naturaleza de su actividad. La presencia de proveedores, inspecciones, socios logísticos y visitantes externos exige una gestión profesional, tanto para la operativa diaria como para la preparación de auditorías.
El quiosco de registro de visitantes proporciona una experiencia más ordenada desde la llegada. Al mismo tiempo, la empresa obtiene una lista de asistencia en tiempo real, útil para emergencias, control de presencia y revisión posterior de accesos. Esta combinación refuerza la seguridad en oficinas y mejora la percepción profesional del entorno corporativo.
Software y hardware integrados para oficinas modernas
Aunque la reserva de salas y el registro de visitantes se implementaron como soluciones diferenciadas, ambas responden a una misma necesidad: mejorar la gestión de espacios corporativos mediante tecnología conectada, visible y fácil de usar.
El sistema de reserva de salas de reuniones permite que los empleados gestionen mejor los espacios internos. El sistema de visitantes para empresas aporta control sobre la presencia de personas externas. En conjunto, XXL Nutrition gana una visión más clara sobre el uso de sus instalaciones y reduce procesos administrativos innecesarios.
“Funciona exactamente como se esperaba. Para nosotros, supone una tranquilidad: los espacios están claramente organizados y el registro de visitantes se gestiona de forma profesional”, afirma Guus van Nunen.
En esta implementación se utilizaron PC interactivos ProDVX con Android, integrados con Reflex Online y conectados a Google Workspace. Para el quiosco de entrada se seleccionó el modelo ProDVX APPC-10XP, ya que no requería indicación LED. Para las salas de reuniones, en cambio, la señalización visual era clave, por lo que se optó por pantallas con barra de estado LED RGB como el APPC-10SF.
Un caso de éxito ProDVX en gestión inteligente de oficinas
La implementación en XXL Nutrition muestra cómo un sistema de reserva de salas de reuniones puede aportar valor real cuando se combina con hardware profesional, software especializado e integración con las herramientas corporativas existentes.
La digitalización de oficinas con ProDVX no se limita a sustituir procesos manuales. Su valor está en ofrecer información visible, reducir fricciones y crear una experiencia más fluida para empleados y visitantes. En este caso, la gestión inteligente de salas de reuniones se une al registro profesional de visitantes para construir un entorno más eficiente y preparado para crecer.
Para compañías con oficinas híbridas, equipos en expansión o alto volumen de reuniones, una solución de salas de reuniones para empresas debe ofrecer algo más que una agenda digital. La disponibilidad debe ser visible en la puerta de la sala, las reservas deben estar sincronizadas y la experiencia de uso debe ser suficientemente sencilla para integrarse en el día a día.
Tecnología ProDVX para espacios corporativos de uso intensivo
ProDVX cuenta con una gama de soluciones orientadas a pantallas táctiles de alto rendimiento 24/7 en instalaciones comerciales y corporativas. Sus equipos se utilizan en aplicaciones como cartelería digital, señalización de salas, quioscos de autoservicio, sistemas de control de acceso, sistemas de colas, comentarios de clientes y comprobadores de precios por código de barras.
En España, ProDVX está representada y distribuida por AVIT VISION, que pone estas soluciones a disposición del mercado a través de su red profesional de integradores. En proyectos como el de XXL Nutrition, la combinación de pantallas profesionales para entornos corporativos, software Reflex Online e integración con Google Workspace permite construir una solución escalable para empresas en crecimiento.
Oficinas más eficientes, visitantes mejor gestionados
La experiencia de XXL Nutrition refleja una tendencia clara en los entornos corporativos modernos: las oficinas necesitan sistemas visibles, conectados y fáciles de administrar. Un sistema de reserva de salas de reuniones ya no es solo una herramienta de calendario, sino una solución de gestión inteligente de espacios que mejora la organización interna, reduce coordinaciones innecesarias y aporta mayor control sobre el uso de salas.
Al sumar un registro digital de visitantes, la compañía también refuerza la seguridad, la preparación para auditorías y la experiencia profesional de quienes acceden a sus instalaciones. Para XXL Nutrition, la tecnología no solo resuelve un problema operativo inmediato; también establece una base más sólida para acompañar su crecimiento.
