La Universidad de Ámsterdam automatiza la gestión de citas con un quiosco digital para universidades

La Facultad de Economía y Empresa de la Universidad de Ámsterdam (UvA) ha dado un paso firme hacia la transformación digital en universidades al implementar un sistema inteligente de quiosco digital para gestión de citas en universidades. Este sistema permite a los asesores académicos organizar eficientemente las reuniones con los estudiantes, automatizando el proceso de check-in digital para citas académicas y mejorando significativamente la experiencia del estudiante digital.

Gracias a una colaboración tecnológica entre Reflex Online, ProDVX y DIZ Informatiezuilen, la UvA ha logrado digitalizar procesos clave de atención al estudiante, optimizando el flujo de trabajo y liberando a los asesores de tareas administrativas repetitivas. Este quiosco digital para gestión de citas en universidades se integra como una solución estratégica dentro de los procesos de atención al estudiante en campus universitarios modernos.

Objetivo: simplificar la gestión de citas con un quiosco digital para gestión de citas en universidades

Ante el volumen creciente de reuniones entre asesores y estudiantes, la Universidad de Ámsterdam buscaba una solución efectiva para eliminar los registros manuales y las interrupciones constantes. La respuesta fue clara: automatizar el proceso mediante un sistema de quiosco digital para universidades que facilitara tanto el registro de estudiantes con QR como las notificaciones automáticas para asesores.

Este nuevo sistema permite que los estudiantes registren su llegada de manera autónoma mediante su número de estudiante o código QR, generando al instante una alerta al asesor correspondiente. Esta solución se convierte así en un quiosco de autoservicio educativo que transforma por completo la atención en el campus.

Una solución integrada: Reflex Online, ProDVX y DIZ Informatiezuilen

La UvA confió en la experiencia de Reflex Online para el desarrollo de un software de reservas para universidades que ofreciera una interfaz personalizada con la identidad visual de la institución. Este software permite:

• Registro con número de estudiante o código QR.

• Visualización de la foto del asesor asignado.

• Alertas automáticas al personal académico.

• Recopilación de datos y analítica para campus universitarios: duración de citas, número de visitas, ausencias, etc.

Como complemento perfecto, los quioscos digitales para instituciones educativas fueron suministrados por DIZ Informatiezuilen e integran la pantalla ProDVX APPC-15XP, una pantalla táctil industrial Android de 15 pulgadas con tecnología PoE, ideal para uso intensivo 24/7 en entornos universitarios.

Características del quiosco digital para gestión de citas en universidades

Los dispositivos instalados en la UvA combinan hardware robusto y software ágil para brindar una solución fiable, escalable y fácil de usar. Entre sus principales características destacan:

• Pantalla táctil con PoE para quioscos: la ProDVX APPC-15XP garantiza una visualización clara y una respuesta táctil fluida.

• Diseño ergonómico y accesible: el quiosco diseñado por DIZ permite una interacción cómoda y eficiente.

• Integración completa con el software de reservas: desarrollado por Reflex Online.

• Compatibilidad con código QR para check-in instantáneo.

• Captura de datos analíticos en tiempo real para evaluación de procesos.

Gracias a estas funcionalidades, la UvA ha convertido un procedimiento tradicionalmente manual en un sistema moderno de gestión de colas educativas con software de gestión de citas académicas. Este enfoque convierte la solución en un quiosco digital para gestión de citas en universidades altamente escalable, preparado para entornos educativos con alta rotación de usuarios.

Mejora de la experiencia del estudiante digital

Uno de los objetivos clave del proyecto fue mejorar la experiencia del estudiante digital. Los mensajes de bienvenida personalizados, la facilidad de uso del sistema y la visualización del asesor asignado crean un entorno más profesional y acogedor. Todo ello contribuye a:

• Reducir los tiempos de espera.

• Aumentar la puntualidad en las reuniones.

• Facilitar la identificación del asesor.

• Evitar confusiones o pérdidas de citas.

Además, los estudiantes reciben instrucciones claras en pantalla, lo que refuerza la eficiencia del sistema y elimina la necesidad de asistencia adicional en el punto de registro.

Reducción de la carga administrativa y optimización de recursos

Uno de los impactos más visibles es la reducción de la carga administrativa para los asesores, quienes ahora pueden enfocarse exclusivamente en la atención académica. El sistema automatiza tareas repetitivas como el check-in, el aviso de llegada o el seguimiento de asistencia, facilitando una gestión más eficaz del tiempo.

Los responsables de transformación digital y los gestores de campus universitarios encuentran en este modelo un ejemplo claro de soluciones smart campus, donde cada interacción se registra y analiza para seguir mejorando el servicio.

Soluciones tecnológicas robustas para la educación superior

El éxito de esta implementación también reside en la calidad del hardware utilizado. ProDVX, representada por AVIT VISION en España, se consolida como referencia en quioscos digitales para educación, con pantallas especialmente diseñadas para:

• Sistemas de señalización y digital signage para educación superior.

• Sistemas de control de acceso y feedback.

• Sistemas interactivos para campus.

Gracias a su hardware industrial de alto rendimiento, sus soluciones ofrecen una fiabilidad y durabilidad excepcionales, adaptándose al ritmo de los entornos universitarios.

Una apuesta por la innovación tecnológica en la UvA

Este caso de éxito refleja una clara apuesta por la digitalización de procesos universitarios. La Universidad de Ámsterdam UvA demuestra cómo la integración de tecnología puntera en los departamentos de atención al estudiante mejora no solo la gestión interna, sino también la percepción del alumno sobre la institución.

La colaboración entre integradores especializados, como Reflex Online, DIZ y ProDVX, ha permitido desarrollar una solución a medida, con resultados tangibles en la organización de citas, la recopilación de datos y la mejora de la experiencia del usuario.

Más allá del check-in: hacia una universidad más inteligente

La iniciativa de la Universidad de Ámsterdam es un claro ejemplo de cómo la tecnología AV para educación, combinada con sistemas profesionales de autoservicio, puede transformar el día a día de estudiantes y asesores. A medida que más instituciones adoptan este tipo de soluciones, se consolida una nueva era en la que los quioscos digitales para instituciones educativas no solo son una herramienta operativa, sino también un símbolo de modernización, eficiencia y compromiso con la calidad del servicio. Este caso de éxito posiciona a la UvA como referencia en la adopción de un quiosco digital para gestión de citas en universidades, alineado con los estándares de los campus inteligentes.