Desde los inicios de la actividad que he desempeñado durante estos años en la producción en televisión, espectáculos y eventos, cuestiones como la propia actitud, la capacidad de creación y gestión de eventos, y los problemas que podemos encontrarnos en el camino, pueden condicionar la viabilidad, el proceso y sobre todo el resultado de la ejecución de proyectos tan complejos como lo es el desarrollo de producción y ejecución de un evento.
Cuando trabajamos en televisión, sobre todo en formatos “enlatados”, tenemos la opción de que cualquier problema puede ser salvado en cualquier momento por los equipos de Producción y Postproducción (de ahí la famosa frase del gremio; “En postpro se salva todo”), o incluso en la sustitución de contenidos.
Así mismo, en espectáculos también existen factores que nos obligan a reconsiderar una función en concreto, y que a pesar de lo que pueda influir en guiones, libretos o el desarrollo de la propia dramaturgia, el equipo siempre debe estar preparado para poder salvar el “teste” del público, como crítico presencial al que se deleita en la medida de lo posible, superando obstáculos en base a la experiencia que conforme el grupo de trabajo y las posibilidades de sustitución de contenidos, personajes y técnica con las que se cuenten en el lugar de celebración.
En la creación y gestión de eventos, el panorama no deja de ser parecido, pero tiene sus puntos diferenciadores. Al igual que en lo espectáculos, no solamente ofrecemos contenidos, si no una experiencia por encima de todo. El cliente asiste a un evento, con la intención de conocer, de experimentar, de vivir sensaciones, de interactuar y, sobre todo, lo que más valora y pocas veces se cumple, es que el precio de su “ticket”, esté justificado y compensado con creces, en base a lo que se ofrece en dicho proyecto y los contenidos y sensaciones que queremos hacer llegar al público.
La creación y gestión de eventos, exige muchos factores a controlar y considerar. ¿Queremos ofrecer algo más de lo mismo, con una imagen corporativa y un plan de marketing y promoción agresivo y de target amplio, o queremos ofrecer algo nuevo, innovador y que cree expectación y se conserve en el tiempo a través de distintas ediciones? A nivel personal, y en base a la observación que llevo realizando durante mucho tiempo, pocos festivales del panorama nacional ofrecen un contenido que cumpla con los valores y estándares de calidad, organización y originalidad. Todos podemos ofrecer conciertos, talleres, conferencias, jornadas, exposiciones, y otro tipo de áreas de interacción, pero ¿de qué forma?, ¿con qué estructura? Y sobre todo ¿bajo qué contenidos, planteamiento y organización?.
La experiencia y la observación que hago sobre muchos eventos que se celebran en la actualidad tanto a nivel autonómico como nacional, es que solo unos pocos podrían cumplir con las exigencias del público actual.
Conformar un cartel atractivo de artistas, es muy fácil si se maneja un buen presupuesto, y más si se acompaña de una buena campaña de promoción, pero, ¿eso es todo? Dejando de lado este tipo de eventos culturales, a la misma vez y desde hace unos 4 años hasta día de hoy, observo un incremento considerable de los eventos deportivos en los que salvo la imagen corporativa y la estructura que los “diferencia”, no deja de crearse más de lo mismo.
Bien saben los productores de este tipo de eventos, que tal expectación es causada por el aumento considerable de la actividad física y el deporte en nuestra sociedad. Ámbitos deportivos como el Crossfit y el Fitness, están creando un volumen de negocio increíble en nuestro país, y si observan y se documentan un mínimo, los números están ahí demostrando que empiezan a resurgir modelos de eventos muy distintos a los que se celebraban hace unos años, pero con un parecido fiel entre unos y otros. Lo importante no es vender una experiencia, sino vender LA EXPERIENCIA, que todo el mundo quiere. Se vende variedad, sin dejar de ser más de lo mismo. Por lo tanto, tened en cuenta varios factores a la hora de presentar un proyecto, de vender una idea sobre ello, o de diseñar su estructura:
• Desarrollo y documentación.
En este aspecto, es muy importante no escatimar en cualquier documento, manual, libro, artículo, censo, estudio, estadísticas; cualquier información al respecto os puede valer para complementar vuestra idea. Tener muy claro lo que se quiere ofrecer, de que forma y a quién, es esencial para la solidez del proyecto. Si esta etapa no esta controlada y bien cimentada, hay grandes posibilidades de que fracase. De aquí nace todo: Política, valores a difundir, promoción de productos, estructura, organización, estudio de mercado. No dejéis nunca nada a medias, y mucho menos en manos de alguien que no pertenece al grupo de trabajo. Parecerá una tontería para ustedes, pero ya os digo que muchos eventos y proyectos fracasan en nuestra País por factores como estos.
• Originalidad y Valores.
Lo importante no es vender una experiencia, sino vender LA EXPERIENCIA en creación y gestión de eventos. Como cliente, si quiero asistir a un evento, no solamente quiero ver un concierto con un montaje técnico potente y espectacular, con zonas de restauración y bebidas muy bonitos, y con una amplia superficie en la que poder moverme. Quiero vivir experiencias nuevas, quiero interactuar, quiero que me ofrezcan algo distinto. Quiero que se promuevan valores sociales, medioambientales, participación en actividades, etc. Corren tiempos que favorecen este tipo de estructuras, el público cada vez es más exigente, la sociedad cada vez es más ambiciosa, culta y versátil, y las posibilidades que podemos ofrecer son infinitas. Mirad a vuestro alrededor, y podréis ver un mundo lleno de modas, marcas, tendencias, técnicas y productos innovadores de distintas índoles que cada vez enganchan a un número de público más amplio en edades, gustos, estilos, etc. Diseñar un evento de éxito, requiere conocer muy bien estos factores y requiere estar muy al día.
• Presupuestos.
Preventivo y estimativo. Paso a paso para creación y gestión de eventos. ¿Cuántos eventos o festivales mueren en el intento por no tener controlado este aspecto? No intentéis ni publiquéis nunca nada hasta que tengan la financiación cerrada y todo más que firmado. Es mejor dar marcha atrás cuando no se ha publicado nada, que hacerlo cuando tenéis todo en marcha sin tener todos los factores bien atados. Os parecerá una tontería, pero los que estamos en este “mundillo”, bien sabemos que todos los años caen buenas ideas por culpa de este factor. Por lo cuál, haced las cosas con mucho tiempo de antelación. Tener preparado documentos como presupuestos, desglose de proveedores, diseños, plan de marketing y comunicación, plan de medios, staff técnico y artístico, entre otros, con muchísimo tiempo para su diseño y para su conclusión os hará ganar mucho tiempo, sobre todo a la hora de reconsiderar muchos aspectos, hacer cambios o solucionar contratiempos.
Una producción ejecutiva para la creación y gestión de eventos que trabaje con márgenes de tiempo y forma, si además es una ejecutiva sólida, agresiva y con experiencia y se controlan los aspectos citados anteriormente, ya tenéis el 60% de la perfecta ejecución de vuestro proyecto asegurada.
• Timeline y Worflow.
Para cada tarea o actividad, un tiempo y un supervisor. Es muy importante crear un equipo de trabajo sólido, experimentado y con la actitud necesaria. Y sí, he citado ACTITUD, uno de los grandes problemas que tenemos en un equipo de trabajo, la actitud. No todo el mundo esta preparado para afrontar tareas en concreto o para simplemente establecer un equilibrio y mantener el mismo ímpetu y motivación. Para ello, debéis detectar siempre los puntos fuertes y blandos de cada persona del equipo.
La cuestión no es conformar a la desesperada ni con poca objetividad un grupo de trabajo para salvar un proyecto, si no darle a cada uno el cometido ideal para que vuestra estructura jerárquica y el flujo de trabajo, sea de lo más competitivo, reflejándose en los avances, consecuciones y cierre de tareas y actividades del proyecto. Si este aspecto no lo tenéis bien pulido como verdaderos jefes de recursos humanos, ya os digo que tendréis muchos problemas al respecto. No hay nada más bello en la producción de eventos, que un equipo sólido, bien estructurado, motivado, con cada función aclarada y bien ejecutada y, sobre todo, con la actitud de trabajo en equipo, cohesión y ayuda entre distintos departamentos. Si a ello le sumáis un Timeline objetivo, con los tiempos de cada proceso bien marcados y en donde incluso se juegue con el recorte de plazos para ganar en otros aspectos, ya os digo que tenéis garantías de desarrollar vuestra idea de una forma positiva tanto para ustedes como para el cliente, con el que no solo facturamos, sino del que también aprendemos y con el que empatizamos de una forma u otra.
• Proveedores.
No todo el mundo vale para ofrecer un servicio de manera eficaz y cumpliendo con todos los estándares de calidad y exigencias en política de prevención y ejecución de plazos y tareas. Vigilad muy bien con quien trabajáis porque, aunque directamente no pertenezca al grupo de trabajo, no deja de ser una parte más del equipo. Documentaros y tened buenas referencias, comparad precios y servicios y, sobre todo, siempre haced hincapié en factores como la prevención de riesgos, y otros aspectos de la salud laboral. No todo el mundo las cumple y hay que ser muy crítico con ello. Todo dependerá de la confianza y lo que demuestre dicho proveedor. Ser selectivo en este aspecto, os ahorrará más de una sorpresa.
En conclusión y bajo mi consejo, sed originales no solamente a la hora de diseñar y documentar una idea de proyecto para su creación y gestión de eventos, poneros en lugar del cliente, haced lo posible por crear una experiencia única o que, aunque tenga parecidos de estilo y actividad con otros, intentad marcar la diferencia, sobre todo si queréis celebrar varias ediciones y que se asiente como un referente.
Documentaros sobre distintas formas de creación y gestión de eventos. En este aspecto os
recomiendo:
• Tipologías y Modelos de Gestión de Festivales de Lluis Bonet.
• Dentro de esta Web: ¿Qué es la producción técnica de espectáculos?, por Pepe Bel (un artículo muy concreto sobre aspectos a tener en cuenta en un ámbito tan sensible y determinante como lo es la producción técnica de un espectáculo o evento).
¿Quiéres saber más sobre creación y gestión de eventos? pincha en el enlace..
